Unidad de Servicios Generales y Mantenimiento

La Unidad de Servicios Generales y Mantenimiento es responsable de cuidar, proteger y resguardar los bienes muebles e inmuebles de la Facultad, así como controlar y mantener los servicios generales de ésta. De igual modo se encarga de planificar, organizar, ejecutar y controlar las actividades relacionadas con las adquisiciones, traslados y almacenamiento de bienes como soporte al labor administrativo y académico de la Facultad. Finalmente es responsable de las operaciones logísticas y administrativas correspondientes a las contrataciones públicas de bienes y servicios en la Facultad.

Funciones:

  • Proteger y resguardar los bienes muebles e inmuebles de la Facultad.
  • Controlar y dar mantenimiento a los servicios generales de la Facultad.
  • Garantizar los servicios de contrataciones, mantenimiento, almacenamiento, seguridad y ornato en la Facultad.
  • Planificar, organizar, ejecutar y controlar las actividades relacionadas con la adquisición, traslado y almacenamiento de bienes.
  • Proveer los recursos logísticos como soporte para el trabajo administrativo y académico de la Facultad.
  • Ejecutar las operaciones correspondientes a las contrataciones públicas del Estado de bienes y servicios en base a las normativas en materia.
  • Formular y proponer a la Dirección Administrativa los estudios de pre- factibilidad y de los proyectos de inversión necesarios para el desarrollo de los proyectos de servicios generales y de mantenimiento, de servicios de seguridad, así como los requerimientos de mantenimiento de su planta física.
  • Otras funciones que le asigne el Director Administrativo o que le sean otorgadas por las normas específicas.

Jefa: MÓNICA POMA COCHACHEZ
Secretaria: Teresa Elizabeth Chunga Purizaca
Operador del módulo logistica: MARYLIN APONTE LANDA
Encargado de almacen: JUAN OLIVOS SAFRA

PROCESOS ADMINISTRATIVOS QUE GENERA USGYM

Hoja de requerimiento
  • La Unidad usuaria solicita la H.R. mediante SGD
  • La secretaria descarga los documentos del SGD según orden de llegada y deriva al operador del Módulo de Logística – Quipucamayoc para la generación de la H.R.
  • El operador del Módulo de Logística revisa todos los documentos sustentatorios según sea el caso, verifica el saldo presupuestal en la Unidad Usuaria y si fuera necesario solicita la transferencia de saldo a la UPPR vía correo electrónico.
  • La UPPR atiende la transferencia de saldo presupuestal para el ítem solicitado y el operador del Módulo de Logística procede a la generación de la hoja de requerimiento.
  • La secretaria descarga la hoja de requerimiento del Quipucamayoc para cargarlo en el SGD, genera la hoja de envío para la Unidad Usuaria y deriva para la firma del jefe mediante SGD.
  • El jefe firma la HR y hoja de envío mediante SGD y lo deriva a la Unidad usuaria para las firmas respectivas (Unidad usuaria, Unidad de Economía y Dirección Administrativa).

Tiempo aproximado del proceso: 2 días
Correo electrónico de consulta: marly.unmsm@gmail.com / osgym.educacion@unmsm.edu.pe

ORDEN DE SERVICIO

  • La Dirección Administrativa deriva la H.R. con todas las firmas mediante SGD para generación de la O/S
  • La secretaria descarga los documentos del SGD según orden de llegada y deriva al operador del Módulo de Logistica-Quipucamayoc para la generación de la O/S.
  • El operador del Módulo de Logística revisa todos los documentos antes de generar la orden de servicio en el Módulo de Logística y primero realiza el registro de adquisición para la certificación presupuestal, si este procede regresa a la bandeja del Módulo para realizar la O/S.
  • El operador del Módulo genera la O/S y envía para registro del SIAF y se debe esperar a que regrese el día siguiente al módulo de Logística con número de registro SIAF.
  • Si la O/S ya cuenta con registro SIAF se procede a derivar a la secretaria para derivar por SGD a la Dirección Administrativa.
  • La secretaria carga la O/S en el SGD y genera hoja de envío para la firma del jefe en SGD.
  • El jefe firma y deriva el documento mediante SGD a la Dirección Administrativa para la firma.
  • La Dirección Administrativa devuelve la O/S firmada a Usgym para que lo derive a la Unidad usuaria.
  • El jefe de Usgym deriva la O/S firmada a la Unidad usuaria mediante SGD para completar expediente y ser derivado a la Dirección Administrativa.
  • La Dirección Administrativa deriva el expediente completo a USGYM para verificación a USYM.
  • La secretaria revisa el expediente lo ordena y si fuera necesario realiza observaciones al expediente y lo deriva a la Unidad de Economía para su última revisión y continuación de trámite

Tiempo aproximado del proceso: 3 días
Correo electrónico de consulta: marly.unmsm@gmail.com / osgym.educacion@unmsm.edu.pe

ORDEN DE COMPRA

  • La Dirección Administrativa deriva la H.R. con todas las firmas mediante SGD para generación de la O/C
  • La secretaria descarga los documentos del SGD según orden de llegada y deriva al operador del Módulo de Logistica-Quipucamayoc para la generación de la O/C.
  • La USGYM se encarga de solicitar las cotizaciones a los proveedores sobre el bien requerido por la Unidad Usuaria.
  • El operador del Módulo de Logística revisa todos los documentos antes de generar la orden de compra en el Módulo de Logística y primero realiza el regi7stro de adquisición (cotización actualizada) para la certificación presupuestal, si este procede regresa a la bandeja del Módulo para realizar la O/C.
  • El operador del Módulo genera la O/C y envía para registro del SIAF, y se debe esperar a que regrese el día siguiente al módulo de Logística con número de registro SIAF.
  • Si la O/C ya cuenta con registro SIAF se procede a derivar a la secretaria para derivar por SGD a la Dirección Administrativa.
  • La secretaria carga la O/C en el SGD y genera hoja de envío para la firma del jefe en SGD.
  • El jefe firma y deriva el documento mediante SGD a la Dirección Administrativa para la firma.
  • La Dirección Administrativa devuelve la O/C firmada a Usgym para que lo derive a la Unidad usuaria
  • El jefe de Usgym deriva la O/C firmada a la Unidad usuaria mediante SGD para completar expediente y ser derivado a la Dirección Administrativa.
  • La Dirección Administrativa deriva el expediente completo a USGYM para verificación de documentos vía SGD.
  • La secretaria revisa el expediente lo ordena y si fuera necesario realiza observaciones al expediente y lo deriva a la Unidad de Economía para su última revisión y continuación de trámite vía SGD.

Tiempo aproximado del proceso: 4 días
Correo electrónico de consulta: marly.unmsm@gmail.com / osgym.educacion@unmsm.edu.pe

PECOSAS

  • Se recibe el bien requerido por el encargado de Almacén para la verificación con la Guía de Remisión y la Orden de Compra.
  • Se deriva la Pecosa y el bien con la firma de Usgym para firma de la Unidad solicitante.
  • Se entrega el bien solicitado con la Pecosa que contiene las firmas respectivas de USGYM y la Unidad solicitante
  • La Pecosa se deriva a la Dirección Administrativa para la firma correspondiente.

Tiempo aproximado del proceso: 1 días
Correo electrónico de consulta: jolivoss@unmsm.edu.pe / jcostac@unmsm.edu.pe